De nieuwe wet op mede-eigendom die sedert 1 september 2010 van kracht werd, houdt enkele grondige wijzigingen in. Onze softwaretoepassing voorzag in heel wat van deze wijzigingen reeds sedert enkele jaren. Zo is de internetsite voor de mede-eigenaars reeds meer dan 10 jaar een onderdeel van onze toepassing.

De wet komt onder andere op het volgende neer : mede-eigenaars in appartementsblokken krijgen meer rechten tegenover hun syndicus, het aantal volmachten om te stemmen wordt gevoelig beperkt, de syndicus moet een boekhouding opmaken en een internetsite met de documenten van het mede-eigendom beheren. Kortom de beginselen van Corporate governance doen hun intrede in deze sector. De wet van 2 juni is van dwingend recht ( artikel 577-14 ). Als syndicus kan en mag men er dus niet van afwijken.

Hieronder overlopen we enkele paragrafen met hun directe impact op de werking van de syndic software.

Art 577-8, § 4, 11°
“het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van mede-eigendom, of door de algemene vergadering, en, inzonderheid, via een internetsite;”

Kortom de syndicus dient via een internetsite alle documenten zoals basisakten, contracten, enz… ter beschikking te stellen. Hierbij horen ook documenten zoals notulen en detaillijsten van de kosten, balans, grootboeken, enz….

Onze software voorziet automatisch dat de logincode van de eigenaar met de nodige autoriteiten aangemaakt wordt en dat alle documenten zoals balans, kostenlijst, notulen, contracten, enz… automatisch op de site verschijnen zonder dat de syndicus hier extra werk voor hoeft te doen wat natuurlijk de prijs van de beheerskosten voor de vereniging van mede-eigenaars doet dalen. Tevens kan de eigenaar zijn eigen privatieve afrekeningen consulteren op de website zijn mede-eigendom. Ook de status van werkopdrachten of offerteaanvragen kunnen hier opgevolgd worden. Men kan hier zelfs via deze site aanvragen voor werkopdrachten of offerteaanvragen doorgeven aan de syndicus. De website is beschikbaar in verschillende talen (Nederlands, Frans, Duits en Engels) zodat de eigenaar in zijn eigen taal door de site kan surfen.

De eigenaar kan met zijn persoonlijke code volgende zaken raadplegen :

• De balans van de algemene rekeningen tot en met de laatste definitief ingeboekte afrekening.
• De notulen van de algemene vergaderingen per taal/jaar en vergaderingnummer.
• Een detailoverzicht van de algemene kosten van de laatste afrekening.
• Alle individuele afrekeningen met detail kunnen geraadpleegd worden. Indien de eigenaar meerdere panden bezit in het mede-eigendom kan hij alle afrekeningen van die panden raadplegen.
• Een overzicht van de 4 kwartaalafrekeningen van het huidige jaar. Indien men per trimester of semester werkt krijgt men hier dan de semesters of trimesters naast elkaar. (Deze optie is niet actief als men per jaar afrekent.)
• Een overzicht van de 4 kwartaalafrekeningen van het vorige jaar. Indien men per trimester of semester werkt krijgt men hier dan de semesters of trimesters naast elkaar. (Deze optie is niet actief als men per jaar afrekent.)
• Een overzicht algemene kosten van de laatste 4 jaar.
• Een overzicht met mogelijkheid tot opvragen van de documenten van het medeeigedom zoals basisakten, contracten, verzekeringen, grootboeken, dagboeken, balansen, lijsten van verbruiken, enz…
• Een overzicht van de overige mede-eigenaars en hun adresgegevens en hun stemrechtgegevens op de algemene vergadering.
• Een overzicht van alle niet uitgevoerde werkopdrachten met mogelijkheid om de detail ervan op te vragen door op de werkopdracht te klikken.
• Een overzicht van alle uitgevoerde werkopdrachten met mogelijkheid om de detail ervan op te vragen.
• Mogelijkheid om een nieuwe aanvraag tot werk- of kuisopdracht in te brengen.

Art 577-8, § 4, 15°
“de lijst en de persoonsgegevens bij te werken van wie gerechtigd is deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering, en de mede-eigenaars op hun eerste verzoek de naam, het adres, de gedeelten en de referenties van de kavels van de andere mede-eigenaars te bezorgen;”

De mede-eigenaars zullen ook elkaars naam en adres moeten kennen, zodat ze elkaar kunnen leren kennen en makkelijker kunnen overleggen over het bestuur van hun eigendom. In appartementen die gewoon bewoond worden is dat geen probleem, maar wel in tweede verblijven aan de kust. Onze internetsite verschaft de mede-eigenaars deze informatie.

Art 577-8, § 4, 16°
“de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Elke mede-eigendom die met uitzondering van de garages en de parkeerplaatsen minder dan twintig kavels omvat, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren die ten minste een weerspiegeling is van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen,alsook van de mutaties van beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het reservekapitaal en het werkkapitaal de schuldvorderingen de schuldvorderingen en de schulden van de mede-eigenaars;”

De syndicus moet een boekhouding voeren. Als er maar twintig appartementen zijn, mag dat een enkelvoudige boekhouding zijn. Bij meer dan twintig appartementen is een dubbele boekhouding verplicht. Onze software voorziet reeds 30 jaar in een dubbele boekhouding voor van het mede-eigendom. Het rekeningstelsel kan makkelijk aangepast worden op het moment van verschijnen van het genormaliseerd rekeningstelsel. Op vandaag is ons programma reeds uitgerust met een dergelijk basis rekeningstelsel. Onze software kan alle boekhouddocumenten zoals grootboeken, dagboeken, balansen aanmaken. Bovendien worden alle regels van het voeren van een boekhouding nauwgezet toegepast net zoals dit bij een firma het geval zou zijn.

Art 577-8, § 4, 17°
“de begrotingsraming voor te bereiden voor de lopende uitgaven voor het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen en de gemeenschappelijke uitrusting van het gebouw, alsook een begrotingsraming voor te bereiden voor de buitengewone te verwachten kosten; die begrotingsramingen worden jaarlijks ter stemming voorgelegd aan de vereniging van mede-eigenaars; zij zullen worden toegevoegd aan de agenda van de algemene vergadering die over die begrotingen moet stemmen”

De syndicus moet een begrotingsraming voor de toekomst maken. Hij moet de algemene vergadering kunnen meedelen hoeveel geld binnen vijf jaar bijv. nodig zal zijn om de liften te herstellen. Hij moet dus de toekomstige kosten schatten en meedelen aan de algemene vergadering Onze toepassing heeft ook een module budget waarmee men makkelijk budgetten kan opstellen en deze dan plaatsen ten opzichte van de gemaakte kosten. Diverse rapporteringen zijn hierbij mogelijk.

Art 577-7, § 4, 1°
“de bijeenroeping vermeldt de plaats waar, alsook de dag en het uur waarop de vergadering plaatsvindt, alsmede de agenda met opgaaf van elk punt dat ter bespreking aan de vergadering wordt voorgelegd. Deze oproeping geschiedt bij een ter post aangetekende brief, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen.”;

In onze toepassing kan de syndicus makkelijk bijhouden hoe de eigenaar aangeschreven dient te worden bij de uitnodiging van de algemene vergadering : per aangetekend schrijven, per post, per e-mail, per fax enz…